Должностная инструкция секретаря-референта.

УТВЕРЖДАЮ

(Ф.И.О.)

Директор предприятия
(учреждения, организации)


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРАНТА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются
организационные и документационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору
предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или
без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное
и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ
справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним
компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и
копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации
документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов
(ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или
"Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
"Конфиденциально" или "КТ".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (Ф.И.О.)

"_" __ г.

Прикреплённые файлы:

• 229.rar (6.4 Кбайт)