Создание электронного архива. Кому и зачем это может понадобиться.

Одной из современных услуг компаний, специализирующихся на обработке данных и документации, является создание электронного архива. Данное мероприятие имеет множество преимуществ, о которых мы сейчас и поговорим. Но обо всем по порядку.

Как известно, деятельность всякой организации неизбежно сопровождается оформлением большого количества документации. Идет ли речь о приеме на работу сотрудника или об увольнении его со службы, заключаются ли сделки с контрагентами или им перечисляются денежные средства - все это предполагает создание и оформление актов, приказов, распоряжений, договоров и др.  Не удивительно, что у каждой фирмы накапливается свой бумажный или электронный архив. И тот, и другой нуждаются в надлежащем хранении. Срок, в течение которого организация обязана сохранять бумаги и файлы, порядок, а также процедура уничтожения во многих случаях регламентированы законодательно. При этом несоблюдение установленных правил может стать основанием для привлечения компании к ответственности.

В то же время создание собственного архива – это время и деньги, целесообразное расходование которых в интересах любого бизнеса. Именно поэтому многие рачительные бизнесмены предпочитают в данном случае иметь дело с профессионалами. Благо, предложение всегда отвечает на спрос, и сегодня найти исполнителя, специализирующегося на обработке данных и документации, не проблема.

Подобные фирмы готовы прислать к заказчику своих сотрудников и транспорт, вывести бумажные архивы и обеспечить надлежащее их хранение, а впоследствии и уничтожение в соответствии с законодательной процедурой. Входит в перечень таких компаний и целый ряд сопутствующих услуг, особое место среди которых занимают мероприятия по созданию электронного архива. Эта услуга позволяет обеспечить доступ владельца к информации в любое удобное для него время.

На практике это означает сканирование документов, передаваемых на хранение (или любых других), а также (при желании) последующее их распознавание.  Таким образом, удается создать базу данных с архивными сведениями и возможностью поиска по ключевым словам.

Работать с электронным архивом очень просто. Не требуется ни специальных познаний, ни особенной техники. Данные копируются на удобный для клиента носитель или помещаются на отдельном сервере с предоставлением персонального доступа. Все это позволяет гарантировать конфиденциальность хранящихся в архиве сведений, а также простоту работы с ними.

Конечно, создать электронный архив можно и самостоятельно, но в этом случае следует быть готовым к серьезным затратам, ведь для сканирования большого числа документации придется приобрести дорогостоящую технику, выделить специального сотрудника, нанять IT-специалистов для обработки данных и т.д. Стоит ли говорить о том, куда целесообразнее и выгоднее иметь дело с профессионалами?