Архивное хранение документов
Компьютеризация офисной работы не отменяет существование бумажного документооборота, а всего лишь облегчает работу с ними и их заполнением во много раз. В результате этого все организации сталкиваются с проблемой хранения. Это создает определенные неудобства: постоянная смена места для текущих документов, полки шкафов, заполненные папками, бумажная пыль, которой дышат сотрудники. Больше всего проблем хранения возникает у крупных организаций, работающих достаточно длительное время. Со временем, когда в офисных помещениях уже не хватает места, архив благополучно перемещается в подвальные или подсобные помещения, а также на склады. Такие помещения изначально не предусмотрены для хранения документов, так как там присутствуют влага, сырость, слишком высокие температуры и грызуны.
Существуют определенные правила, которые запрещают уничтожать документы в течение определенного периода времени. Однако для каждого типа бумаг существует конкретный срок хранения. Очень редко встречаются случаи, когда архивами кто-либо занимается. Это приводит к тому, что архив с каждым годом продолжает расти. Необходимо составлять опись всех имеющихся документов, для того чтобы после истечения времени ту или иную бумагу можно было уничтожить и освободить место.
Документы каждой компании - это коммерческая тайна. В них содержится бухгалтерская информация, данные о заработной плате сотрудников, банковские реквизиты, физический или юридический адрес компании и другая конфиденциальная информация. Значит, уничтожение должно нести за собой сохранение этой информации от посторонних лиц. При уничтожении необходимо соблюдать строгие правила и это должно происходить по определенным юридическим нормам.
Большинство руководителей компаний или организаций даже не имеют представления о том, что существуют фирмы, занимающиеся хранением архивов. В услуги по хранению входит его перевоз с одного места в другое, проведение всех архивных работ, то есть составление описи всего архива, сортировка по срокам хранения и упаковка. При этом соблюдается полная конфиденциальность всей информации, содержащейся в архивах. При хранении документов соблюдаются все правила их качественного сохранения, тщательное ведение архива и своевременное уничтожение их с сохранением коммерческой тайны организации. Уничтожение архива происходит в соответствии со всеми правилами и юридическими нормами. Благодаря тому, что для всех бумаг составляется опись, и все они имеют строгое разделение, к документации всегда обеспечен оперативный доступ их владельцев при необходимости.
Подобное хранение - значительно облегчает работу сотрудников, которым ранее приходилось тратить огромное количество времени на поиск необходимых бумаг. Соответственно намного быстрее в данном случае решаются рабочие вопросы. Кроме этого в помещениях организации освобождается большое количество свободного пространства, которое можно использовать гораздо эффективнее, чем в качестве склада.
